時間の集計

(1) アプローチで時間を集計するにはシリアル値で

一ヶ月間の勤務時間を集計、こんな計算は OpenOffice.org Calc や Microsoft Excel なら簡単です。集計関数で集計して、そのセルの書式を調整する、それだけです。

アプローチでは、残念ながら、OpenOffice.org Calc や Microsoft Excel のように単純にはいきません。しかし、アプローチでも「時刻型」データをシリアル値で扱っていることを利用すれば、わりと簡単に時間の集計ができます。このページでは、アプローチで時間の集計をする方法を説明します。

なお、以下の説明では、時刻型のデータを集計対象にします。したがって、集計対象のデータは 24 時間以上のデータは入力できません。

まず、表計算ソフトを使った時間の集計について簡単に触れます。

時間の集計は OpenOffice.org Calc や Microsoft Excel なら簡単

OpenOffice.org Calc や Microsoft Excel なら、時間の集計は、集計関数と書式の変更で、簡単にできます。
- OpenOffice.org Calc 2.3.0 の場合
  
  まず、SUM()関数で時間を集計します。
  
  SUM() 関数を設置したセルに、[H]:MM という書式を設定します。これだけで、時間の集計ができます。
- Microsoft Excel XP (2002) の場合
  
  まず、SUM()関数で時間を集計します。
  
  SUM() 関数を設置したセルに、[h]:mm という書式を設定します。これだけで、時間の集計ができます。
- Lotus 1-2-3 2001 の場合
  
  まず、@SUM()関数で時間を集計します。
  
  1-2-3 の場合、セルの書式をユーザーが編集できないため、時間の集計値を正しく表示することができません。
  
  ただし、1-2-3 でも、アプローチで使う方法を応用すると時間の集計値を正しく表示することができます。次のページの最後のほうで説明します。

アプローチでは、「時刻型」データのシリアル値を利用して時間を集計

下図のようなサンプルのデータベースを使います。
「時間」フィールドは、「時刻型」のフィールドです。
「計算型」の「シリアル値」フィールドでは、「時間」フィールドのデータのシリアル値を計算します。そして、このシリアル値を集計します。
シリアル値を計算するといっても簡単で、「時刻型」のフィールドのデータに 1 を掛けるだけです。
「時間」フィールドにデータを入力すると、下図のように、「シリアル値」フィールドにはシリアル値が表示されます。

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「レポート」を作成して、時間を集計

「作成」－「レポート」とクリックして、「レポートの作成」画面を開きます。
「レポートの作成」画面の「1. レイアウト」タブでは、「レイアウト」欄の「一覧-集計付き」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。
「2-フィールド」タブでは、「レポート」の内訳部分に表示するフィールドを「フィールド」欄で選択してから、「追加」ボタンをクリックし、「ビューに表示するフィールド」欄に表示します。
「レポート」の内訳部分に表示するフィールドを、「ビューに表示するフィールド」欄に表示したら、「次へ」ボタンをクリックします。
「3-総合計」タブでは、合計を集計するフィールドを、「フィールド」欄で選択し、「集計するフィールド」欄に表示します。
合計を集計するフィールドを「集計するフィールド」欄に表示し、「計算方法」欄が「合計」であることを確認したら、「終了」ボタンをクリックします。
すると、下図のように「レポート」ができます。
さて、「集計付きレポート」を作ると、自動的に集計値が表示されますが、この集計項目は集計専用のフィールドです。この例では、「シリアル値」フィールドを集計するよう指定しましたから、「Auto_Sum_of_シリアル値」という名前が、自動的に付いています。
「レポート」の表示形式に手を加えたら、時間の集計値を表示するために、「計算型」のフィールドを追加します。
時間の集計値を表示するために追加する「計算型」のフィールドには、次のような計算式を設定します。この計算式では、「Auto_Sum_ofシリアル値」フィールドの値から時と分の値を取り出し、見やすい形に整えます。

Combine(
　　　　Trunc(Auto_Sum_of_シリアル値 / 360000, 0),
　　　　'時間 ',
　　　　Trunc(Mod(Auto_Sum_of_シリアル値, 360000) / 6000,0),
　　　　'分'
　　　 )

この式のうち、Trunc(Auto_Sum_of_シリアル値 / 360000, 0) の部分では、シリアル値の合計値から時の値を計算します。また、Trunc(Mod(Auto_Sum_of_シリアル値, 360000) / 6000,0) の部分では、時の値を計算した余りから、分の値を計算します。

なお、「時刻型」データのシリアル値から時や分の値を計算する方法については、「時刻型データの取扱法」のページをご覧ください。
時間の集計値を表示するためのフィールドを追加したら、そのフィールドを、「レポート」の「集計パネル」に配置します。
「レポート」－「フィールドの追加」とクリックして、「フィールドの追加画面」を開きます。フィールドを作成すると、「フィールドの追加画面」が自動的に開く場合もあります。
「フィールドの追加画面」で、追加作成したフィールドをクリックしたら、クリックしたままドラッグし、「レポート」の「集計パネル」のあたりで、マウスのボタンから指を離します。
ところで、この「集計パネル」というのは、「レポート」で集計値を表示している部分のことです。

では、この「集計パネル」がどこにあるのか、確認してみましょう。「シリアル値」フィールドの合計を表示している部分の右横か左横をクリックします。

すると、下図のように、太めの線で囲まれた四角形が現れます。これが「集計パネルです。
さて、「集計パネル」のあたりでマウスのボタンから指を離すと、下図のようになります。

あとは、表示形式に手を加えれば完成です。
このように、アプローチでも、「時刻型」データのシリアル値を利用すれば、時間を集計することができます。